En este momento, usualmente sólo se sabe que se va a realizar una presentación y nada más. No se conoce frente a quién se realizará, a cargo de quién estará, el tema que tratará, el título que llevará, qué tiempo durará y demás.
A continuación se ofrecen los pasos a seguir dentro de la primera fase para dar inicio al diseño de la presentación:
1. Conocer o definir el tema y precisar el tiempo asignado para la presentación: Es necesario saber cuál es el tema a tratar para poder determinar, ante todo, si es de nuestro manejo y dominio (apropiación); en este aspecto es relevante saber qué nivel de conocimiento y destreza tenemos al respecto. Generalmente, las personas nos movemos en tres niveles de conocimiento sobre un tema particular, así:
Conocimiento bajo (personas que han escuchado sobre un tema alguna vez, que no es de su interés, que no lo han tratado en profundidad, que no están atentos a los cambios, desarrollos y novedades que al respecto se presenten y que lo conocido sobre éste se circunscribe a unas simples nociones y conceptos básicos; no tienen la capacidad de establecer con solidez y coherencia relaciones, jerarquías, significados, métodos, conclusiones, deducciones, ejemplos y otras formas de conocimiento), conocimiento medio (personas que en varias ocasiones han tratado un tema específico, que es de su interés, que lo han abordado con cierta profundidad, que están atentos a los cambios, desarrollos y novedades que al respecto ocurren y que lo conocido en la materia les permite establecer con solidez y coherencia relaciones, jerarquías, significados, métodos, conclusiones, deducciones, ejemplos y otras formas de conocimiento) y, conocimiento alto (personas que frecuentemente están tratando un tema concreto, que es de su completo y permanente interés, que lo abordan cada vez con mayor profundidad, que están en constante búsqueda de los cambios, desarrollos y novedades que al respecto puedan producirse y que lo conocido en cuestión les permite, además de establecer con solidez y coherencia relaciones, jerarquías, significados, métodos, conclusiones, deducciones, ejemplos y otras formas de conocimiento, proponer nuevas formas para procesarlo y generar con ello nuevo conocimiento; tienen la capacidad y la destreza para desarrollar por su cuenta contenidos y productos que enriquecen la literatura y que se insertan en la historia (estado del arte), desarrollan investigación, generan reflexión y análisis constante y forman parte de círculos intelectuales y comunidades académicas y científicas, por lo cual, pueden considerarse como expertas).
Conociendo ya nuestro nivel de dominio del conocimiento sobre el tema estamos en condiciones de entender que tan preparados estamos para la presentación, o bien, que nos falta para lograr la preparación adecuada.
Hay que tener en cuenta también que algunas veces el tema será suministrado por terceros (organizadores de un evento, profesores, gerentes de una empresa, directores de un proyecto, etc.), otras veces podrá ser propuesto totalmente por nosotros mismos y en otras tantas será concertado entre nosotros y terceros.
En lo concerniente a la duración de la presentación, resulta oportuno saber con anterioridad de qué tiempo disponemos para exponer y presentar los contenidos porque así podremos planificar con mayor acierto y precisión el proyecto en su conjunto. Lo ideal es que al momento de conocer el tema a tratar también se solicite al organizador o responsable conocer el tiempo disponible o asignado para la presentación, aunque hay ocasiones en las que dicho tiempo es acordado por las partes, tal como puede suceder también con la definición del tema.
2. Definir el público de la presentación: El público es lo más relevante en una presentación, no el conferencista, expositor u orador, como pudiera creerse. La presentación se diseña para el público y, en este sentido, caben consideraciones muy importantes y útiles que deben tenerse en cuenta para que el acto tenga el impacto que se quiere. Para ello, lo ideal es remitirse al organizador (cuando el evento es realizado por un tercero) y consultarle la información sobre las personas que van a asistir, contemplando aspectos como la cantidad total de participantes, su nivel de conocimiento, preparación y experiencia en el tema, los oficios, cargos y profesiones que tienen, las figuras clave o personalidades que estarán presentes y las posibles opiniones o posiciones conceptuales a favor o en contra que puedan tener algunos de los asistentes sobre el tema a exponer, entre otros. Otra consideración de importancia se refiere a saber si es un público que pertenece a un círculo especializado (una empresa, una asociación, un gremio, un instituto, un centro de investigación, una institución académica, etc.) o si es un público que obedece a un perfil general (asistentes con diferentes grados de conocimiento e interés acerca del tema y provenientes de variados ámbitos). Todo lo anterior es de suma importancia porque afectará al tipo de recursos y apoyos tecnológicos y didácticos que se usarán, como también al lenguaje, el estilo y la actuación que adoptará el presentador. Cuando el organizador del evento es el mismo presentador, es más fácil para éste conocer el perfil del auditorio porque no requiere preguntarle a otro sobre tal cuestión. En cualquiera de los casos, se sugiere confeccionar una especie de ficha técnica con los datos del público a fin de lograr una planificación más acertada del evento.
3. Definir el objetivo de la presentación: Esto quiere decir que debemos determinar qué es lo que se quiere lograr en el auditorio al transmitirle unos contenidos sobre un tema. Por lo general, aunque no son los únicos objetivos que puede tener una presentación, puede decirse que hay cuatro tipos generales de presentaciones, según su objetivo, así: hay presentaciones que buscan solamente informar sobre algo, otras buscan introducir un tema específico en un contexto existente o presentar una nueva idea o hallazgo, otras más buscan actualizar presentando nueva información que se ha producido en algún campo o al respecto de algún tema y algunas otras buscan profundizar o fortalecer el conocimiento existente acerca de cualquier tema o área del saber. En este sentido, es importante identificar si nuestra presentación pretende informar, introducir, actualizar o profundizar a fin de saber sobre la calidad y cantidad del material que será requerido, los recursos y apoyos que será apropiado utilizar y la rigurosidad y coherencia con que deberá procesarse y sistematizarse la información.
4. Asignar o elegir un título o nombre a la presentación: Asignarle un título a la presentación es una tarea relativamente fácil y que no reviste mayor dificultad y demora. Como se mencionó antes, cuando un tercero nos suministra el tema, a veces también proporciona el título o, al menos, sugiere algunos posibles; otras veces, se nos da libertad total para elegirlo, o bien, se define concertadamente entre las partes.
Sea cual sea la forma como se haya determinado el tema a tratar, la selección del título está relacionada con términos, frases u oraciones que sean abarcativas de todos los niveles de contenido en que ha sido o se piensa estructurar la presentación. Es decir, que a medida que se avanza por la presentación y sus contenidos, el título debe reflejarse siempre rápida y claramente y mantener la conexión. En tal sentido, la misma organización de los contenidos que encontramos en las diversas fuentes (libros, revistas, manuales, folletos, documentos, reportes, videos, audios, etc.) nos brinda una guía para poder definir el nombre de la presentación. Otro camino útil y válido es recurrir a la habilidad que se tenga para relacionar conceptos y temas y procesar mentalmente la información y contenidos. Una observación importante es que no necesariamente debe asignársele un nombre a la presentación al comienzo, cuando escasamente se tiene el tema, el tiempo, el público y el objetivo; en realidad, la mayoría de las ocasiones se define el nombre en las instancias finales, cuando ya se han desarrollado y sistematizado en su totalidad los contenidos y cuando ya se conoce con certeza su extensión y alcance, e incluso, cuando ya se está montando el borrador en el programa informático.
5. Buscar las fuentes de información: La información es el insumo básico de toda presentación. Una vez se tienen ya definidos el objetivo, el público, el tiempo y el borrador de la presentación, lo ideal es iniciar su búsqueda con la mayor prontitud posible, ya que, en la medida en que lo hagamos con una buena anticipación nos será posible digerir mejor el material y convertirlo en parte de nuestros procesos mentales, a la vez que, podremos contar con más tiempo de consideración y análisis para rechazarlo, cuestionarlo o apoyarlo con más investigaciones y materiales adicionales. Durante la búsqueda es importante apoyarnos en el borrador inicial porque nos permitirá darnos cuenta de que necesitamos añadir más información para llenar huecos en una sección, para sustentar algún argumento o para conectar con fuerza y consecuencia dos subtemas.
Algunas de las fuentes donde se puede obtener material son, entre otras: Nuestra propia experiencia, colegas, familia y amigos; libros, publicaciones especializadas, revistas, periódicos, bases de datos electrónicas, investigaciones, reportes o informes institucionales, documentos corporativos, boletines empresariales, entrevistas, videos, conferencias y eventos y, por supuesto, la investigación original. También pueden complementarse estas fuentes con visitas a diversas organizaciones que tengan que ver con el asunto tratado, tales como, institutos, asociaciones, fundaciones, federaciones, universidades, colegios, empresas, centros de investigación, sindicatos, organismos gubernamentales, etc., donde es posible encontrar fuentes y personas a las cuales entrevistar.
6. Seleccionar y clasificar el material encontrado: Tarde o temprano tendremos que dejar de recoger material y escoger entre el que hemos ido recopilando. Cuando ya se tiene el material que hemos considerado como suficiente, nos disponemos a seleccionarlo y clasificarlo de acuerdo con lo propuesto en el borrador inicial, esto es, siguiendo los temas y subtemas que dan estructura al contenido de la presentación. Al mismo tiempo que se inicia este proceso, se aplicará, de algún modo, un criterio principal como es el que lleva a separar lo útil de lo no útil, lo cual, quiere decir que mientras escogemos el material y lo vamos organizando en pequeños grupos por temas, simultáneamente iremos organizando otro pequeño grupo con el material que no nos sirve, con la intención de no tener distractores más adelante. En virtud de lograr todavía una mejor clasificación, si se quiere y se estima necesario, conviene emprender una especie de subselección siguiendo el criterio de tipo de material; así, por ejemplo, dentro de cada tema y/ó subtema se conformaría un grupo de revistas, un grupo de periódicos, un grupo de investigaciones, un grupo de videos, un grupo de entrevistas, un grupo de fotografías, etc.
Otra forma posible para clasificar el material es organizando tres grupos, así: Un primer grupo con el Material de Núcleo o que resulta esencial (imprescindible) para la presentación, un segundo grupo con el Material Disponible o que puede no ser empleado sin perjudicar el mensaje a transmitir si se tiene escasez de tiempo (por ejemplo, ejemplos extra) y un tercer grupo con el Material Suplementario o que puede ser utilizado si queda tiempo de sobra, o bien, para la etapa de cierre donde se responden preguntas.
7. Ajustar el diseño preliminar: Como muy probablemente el material que tenemos ya clasificado no se va a ajustar en un sentido estricto y preciso a lo programado en el diseño preliminar (recordemos que su función es servir de guía, más no ser la estructura definitiva), a pesar de la selección de información realizada previamente, resulta entonces indicado elaborar un nuevo borrador, ésta vez con los cambios que sean necesarios. De esta manera, puede requerirse, por ejemplo, suprimir un tema, agregar otro, reemplazar varios subtemas, incluir nuevos ejemplos, desistir de citar un caso, entre otras útiles modificaciones. De aquí en adelante, este nuevo borrador sustituirá el inicial y será la única guía ejecucional que soportará el desarrollo de los contenidos y, en general, toda la planificación del proyecto.
8. Extractar e identificar la información del material clasificado: Teniendo en cuenta lo estructurado en la guía ejecucional, se procede a extractar de cada fuente o tipo de material la información pertinente y necesaria para desarrollar posteriormente los textos y preparar las imágenes, videos y demás contenidos audiovisuales complementarios (recordemos que anticipadamente elaboramos una ruta de imágenes y gráficos que debe desarrollarse de forma paralela a la guía).
Cuando el material nos ofrece una información textual (escrita) puede optarse por señalarla con resaltadores de varios colores, como valiéndonos de unas convenciones, para efectos de saber a que tema corresponde y poder extractarla con más agilidad. O también puede optarse por tomar apuntes, es decir, transcribirla aparte para luego integrarla en el paso siguiente que corresponde a la redacción; ésta forma tiene la desventaja de que brinda menor agilidad al proceso de extracción de información porque, en cierto modo, consiste en escribir lo ya escrito, pero tiene también la ventaja de que promueve su mejor procesamiento y asimilación al recurrir a un proceso mental más complejo para obtenerla como es el de leer y escribir, en comparación al de sólo leer y señalar (la mente tiende a recordar más lo escrito que lo leído).
Ahora bien, si el material nos ofrece información no escrita (videos, fotos, audios y otros) se recomienda, antes de proceder a revisarla, identificar con una etiqueta autoadhesiva cada material para poder relacionarlo con un tema o aparte específico de la presentación; en cada etiqueta se pondrán los datos necesarios para crear una pequeña ficha técnica tales como tipo de material, autor, título, tema y subtema o aparte al que corresponde, entre algunos otros. Hecho esto ya, ahora sí se procede a la lectura y revisión de cada material, lo cual, podrá hacerse tomando apuntes y consignando las ideas clave, a la vez que puede asignársele distintos colores a las diferentes anotaciones a fin de facilitar su relacionamiento dentro de la estructura temática planteada (tener presente aquí la ruta de imágenes y gráficos) y con respecto también de la información textual, con la que se complementará.
9. Sistematizar y ordenar la información que se utilizará en la presentación: Habiendo ya extractado e identificado la información de utilidad para nuestro proyecto, se procede a sistematizarla (darle un orden lógico para lograr un objetivo) en el esquema de desarrollo temático que nos proporciona la guía ejecucional, proceso que debe incluir, desde luego, la ruta de imágenes y gráficos con el fin de comenzar a integrar argumentativamente la información textual con la no textual. Si bien, desde el comienzo todos los procesos relacionados con el manejo de la información (contenidos) se han dado en concordancia con dicha estructura temática, sólo a partir de ahora será sumamente importante sistematizarla con la mayor precisión y pertinencia posibles para irle ya dando solidez y coherencia conceptual a la presentación; esto quiere decir que el criterio de manejo de la información ya no será el de entenderla simplemente como un poco de contenidos relacionados con un tema particular (como se venía haciendo hasta ahora, con el mero objeto de filtrarla y clasificarla), sino que será el de asignarle un orden que se ajuste a una consistente lógica argumentativa y que consiga una clara concatenación de conceptos, con lo cual, por supuesto, se pretende facilitar y optimizar posteriormente las labores de redacción, etapa en donde la información se convierte finalmente en contenido y la presentación toma cuerpo. Se puede comparar este paso con el caso de un cocinero que va a preparar una pizza y ya tiene listos los ingredientes en recipientes separados pero aún no ha empezado a prepararla.
10. Redactar los contenidos de la presentación: Tal como se mencionó en el punto anterior, aquí es donde el contenido se consolidada y la presentación adquiere cuerpo. Entonces, teniendo la información ya clasificada y sistematizada de acuerdo, tanto con los temas y subtemas considerados en la guía ejecucional (incluye la ruta de imágenes y gráficos) como con una lógica argumentativa, el paso a seguir es comenzar con la redacción propiamente dicha de los textos. Aquí es importante recordar que precisamente en esta etapa es donde se debe tener especial atención en aspectos como la ortografía, la puntuación, la semántica, el léxico, etc., porque todos estos definirán la calidad de la redacción misma. Además, es conveniente precisar que en este punto es donde quien está desarrollando la presentación puede imprimir su estilo de redacción particular a fin de darle un toque característico.
Hasta aquí ya hemos elaborado los contenidos (fondo) y los hemos ajustado adecuadamente a un esquema de desarrollo temático (forma). De este modo, podría decirse que ya tenemos la presentación elaborada, por lo menos, como un documento o proyecto en borrador; tal borrador ya está listo para integrarse en breve a una aplicación informática que, por decirlo así, le imprimirá vida, dinámica, sentido estético, impacto sensorial y, en últimas, realzará su poder de comunicación. En las dos fases siguientes se considera que a partir de este momento el borrador debe servir, por un lado, para la confección del discurso y, por otro, para el diseño de las diapositivas.
